CDI - Chargé de Coordination Événementiel (f/h)

  • Hermès recrutement
  • Pantin, France
  • 11 juil., 2020
CDI Plein temps Communication

Description de l'offre

Mission Générale

Assister administrativement le Directeur du Développement Commercial des Métiers et ce dans le respect de l’esprit de qualité et de service, garant de l’image de la Maison.

Eléments de contexte

I – Assistanat classique • Recevoir, filtrer et transmettre les appels téléphoniques du Directeur du Développement Commercial des Métiers • Assurer la gestion d’agenda : Outlook, voyages et réunions : anticiper son organisation • Proposer la rédaction de réponses à divers courriers (lettres et mails) • Mettre en forme différentes présentations Power Point pour la Direction Artistique de la Maison, le CODIR d’Hermès Services Groupe et pour les formations d’Hermès International • Réceptionner et dispatcher le courrier du département • Suivre les dépenses de fonctionnement du département et assurer le remboursement des notes de frais • Mettre en place et gérer méthodiquement le classement par événement, dates. • Relayer les informations auprès de l’équipe du département (rôle pivot) • Relayer les informations de l’équipe vers le Directeur du Développement Commercial des Métiers • Être force de proposition dans le choix des lieux pour la journée d’équipe et des restaurants ou lieux parisiens atypiques pouvant être utiles à touts les activités du Podium et de l’animation interne II – Préparation de la Journée pod com (DA, Com) et de la journée Filiales (DG Métiers et Filiales) : • Gérer administrativement les données (mise à jour des listes de suivi des invités) • Assurer la logistique et l’intendance sur site (gestion du matériel, des traducteurs, organisation du cocktail Journées Filiales) III – Support administratif des Podiums annuels (hors dîners acheteurs) • Participation aux réunions d’organisation et de débriefing des Podiums : rédaction des comptes rendus avec le Coordinateur Podium • Envoi des différentes notes de lancement ou d’organisation aux métiers et à la Direction Commerciale Groupe • Coordonner l’organisation matérielle • Participation au projet de la Scénographie de la Place des Acheteurs : comptes rendus des réunions et coordination si besoin • Conception et développement pour le Podium :  • Badge et sac:   - Développement des produits en collaboration avec la Direction Artistique   - Sourcing et coordination des fournisseurs   - Suivi des délais et coûts  • Documentation:   - Coordination entre les métiers, la direction Artistique (couverture) et les fournisseurs   - Suivi du retroplanning • Support du Chef de Projet Evénementiel dans l’organisation du Diner Acheteurs : • Recenser des participants aux dîners acheteurs au sein des filiales, du Comex et de la famille. • Organisation des stands : support au Directeur du Développement Commercial des Métiers pour organiser les réunions, rédiger les comptes rendus et effectuer le suivi des projets entre les métiers et les équipes créative et production (aménagement des stands) • Contrat des vendeurs externes : interface entre les métiers et les services ressources humaines  • Recueille, contrôle les informations transmises par les métiers pour la réalisation des contrats des vendeurs  • Forme et encadre le renfort Podium (CDD) IV – Organisation de la JD3 : • Organisation avec un rôle pivot entre les différents services (Services Généraux, Informatique, Métiers, Sécurité) et l’équipe Podium • Etablissement de la feuille de route et des listes d’accès • Coordination avec le Chef de Projet Événementiel s’occupant de la restauration Podium V - Autres missions : • Gérer les achats fournitures pour l’équipe, petit équipement en respectant le budget alloué • Assurer la mise en place des postes de travail à chaque arrivée et à chaque départ

Principales activités

Compétences : • Sens du détail • Sens de l’organisation et de la rigueur (respect des délais) • Sens de la méthode pour mettre en place un classement efficace • Qualité rédactionnelle : Qualité des documents rendus et esprit de synthèse • Réactivité • Qualité des relations entretenues avec les interlocuteurs d’Hermès (Division et hors Division) et les interlocuteurs externes • Esprit de service • Discrétion et confidentialité • Enthousiasme, bonne humeur et positivité • Pertinence et dynamisme dans la prise d’initiatives • Disponibilité (le soir, 2 week-ends par saison) • Bonne maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel et Power Point) • Anglais écrit

Finalités du poste

Secteur

Luxe

Niveau d’expérience

2 à 5 ans