3 offre(s) d'emploi Direction

Mission Générale * Les missions de l’assistant doivent contribuer à faciliter l’exercice des missions du Directeur des Systèmes d’Information et du Responsable de Contrôle de gestion & Gouvernance HSI. * L’assistant intervient également activement sur des missions de coordination de projets visant à contribuer à la coordination de nouveaux modes d’organisation, de collaboration, de communication au sein du département. Il participe également à l’accompagne l’ensemble de l’équipe HSI et des nouveaux entrants. Principales activités Missions d’assistanat pour la Directrice des Systèmes d’Information et les membres du Comité de Direction : * Gérer l’agenda de la DSI et des Directeurs HSI (planification des réunions récurrentes, veille et agilité au quotidien selon l’actualité) * Recevoir, filtrer et traiter les appels téléphoniques * Recevoir, trier et envoyer le courrier du département * Assurer le classement des documents émis et reçus * Veiller à un juste approvisionnement de fournitures pour les collaborateurs * Veiller à un juste aménagement de tous les bureaux * Organiser les déplacements des Directeurs au sein de HSI * Mission quotidienne d’alerte sur les deadlines et actions issues des différentes réunions du DSI * Organiser et préparer les réunions  * Assurer la mise en page et diffusion des notes officielles, documents, supports de présentation * Rédiger les documents de synthèse Missions de suivi administratif et budgétaire * Réaliser le suivi budgétaire des frais de service (voyages, réceptions, notes de frais, coûts liés aux réunions d’équipe, petites fournitures de bureau) * Saisir dans l’outil de gestion les fournisseurs, commandes et facturation * Réaliser le suivi du référentiel de contrats fournisseurs avec les documents administratifs associés * Participer au suivi des litiges fournisseurs * Assurer le suivi administratif des prestataires et nouveaux collaborateurs au sein de la DSI (badges d’accès, création et mise à jour dans l’outil Drive IT) * Contribuer au respect des procédures internes DSI (organisation des réceptions et déplacements, suivi administratif) * Recherche d’optimisation des coûts systématique Missions transverses : communication, coordination des équipes et intégration des nouveaux collaborateurs * Organiser les séminaires et réunions : + Préparer les séminaires et réunions au fil des projets HSI (logistique et contenu quand sollicité) + Synthétiser et soumettre les propositions d’avancement, de réflexion dans le cadre des réunions + Réaliser des présenter (prise de parole en public) de façon créative et innovante les idées et actions ad hoc * Communiquer et coordonner : + Rédiger tous types de communications pour la Direction + Créer de nouveaux outils/supports de communication autour des projets + Identifier ou proposer des « événements » pour faciliter les échanges (réunion mensuelle, petit déjeuner, déjeuner, intervention) + Gérer les mouvements de collaborateurs (aménagements/déménagements) + Intégration des nouveaux entrants et suivi. * Assurer une veille permanente sur : + L’actualité/évolution IT : événements, conférences, séminaires, documentation + Les nouveaux modes de coopération : visite de start-ups, espaces co-working, lectures sur les nouveaux modes de management. + L’environnement au sens large: proposition d’intervenants extérieurs, planification d’événements/activités Finalités du poste Critères de performance: Qualité et permanence de l’information transmise au Directeur Rigueur du travail administratif fourni et qualité de l’organisation Harmonie et qualité des relations avec ses interlocuteurs internes et externes Pertinence et dynamisme dans la prise d’initiatives. Curiosité et créativité Sens et excellente pratique de la communication Leadership & discrétion Profil recherché - Expérience significative dans un poste similaire - Sens du service, adaptabilité et souplesse - Gestion des priorités, respect des délais, très bonne organisation - Rigueur et qualité du travail fourni - Sens des initiatives (recherche de solutions, …) et de la convivialité - Discrétion quant aux informations confidentielles - Très bonne présentation, qualités de communication - Maîtrise avancée des outils informatiques (PowerPoint, Excel, Word) - Anglais courant indispensable

John Lobb recherche un(e) Assistant(e) de Direction Bilingue, afin d’offrir un support efficace à l’activité internationale du Directeur Général de John Lobb. Ce poste comprend également la gestion des Services Généraux pour le site de Mogador (30 personnes) ainsi que diverses missions ponctuelles, notamment dans le domaine de la communication et de l’événementiel. L’Assistant(e) de Direction assurera un support bilingue aux activités du DG. Outre ses missions d’assistanat et de secrétariat, l’Assistant(e) de Direction prendra en charge les Services Généraux dans un rôle d’Office Manager pour le site de Mogador et fera le lien avec les équipes techniques d’Hermès. Certaines missions ponctuelles de type études et recherches ou opérations liées à la communication interne et externe pourront lui être confié(e) dans une logique de service et de coordination, notamment en lien avec les équipes basées en Angleterre. Plus largement, il/elle saura efficacement assister toute l’équipe sur la gestion des déplacements et sera un maillon central de la vie du bureau. Principales activités ASSISTANAT DE DIRECTION BILINGUE * Gérer l’agenda, rendez-vous et déplacements du Directeur Général. * Anticiper la gestion des événements et autres RDV récurrents en France et à l’étranger. * Préparer et organiser les RDV et réunions : dossiers, ordres du jour, compte-rendu. * Gérer les courriers et courriels avec rédaction de projets de réponse. * Préparer et formaliser des présentations créatives, animées et illustrées (PPT etc.), dossiers stratégiques et budgétaires présentés par le DG. * Mettre à jour, classer et archiver les dossiers. * Coordonner les déplacements des autres membres de la Direction si nécessaire. * Etablir les notes de frais du DG et en assurer le suivi. * Mettre à jour les bases de contacts du DG, tableaux de manifestations annuelles. SOUTIEN A L’ACTIVITE DU SITE * Assurer la gestion/distribution des Tickets Restaurants grâce au logiciel de congés et à un suivi consolidé des déplacements des collaborateurs de l’équipe. * Gérer les déplacements des collaborateurs de John Lobb et visiteurs, grâce à l’application Traveldoo, et assurer les demandes de visas. ACCUEIL * Accueillir toute personne qui se présente sur le site et/ou qui a RDV avec un collaborateur, lui présenter si besoin l’activité et l’orienter vers le bon interlocuteur. SERVICES GENERAUX / OFFICE MANAGER * Commander et gérer les fournitures et autres matériels/outils de travail pour l'équipe et s’assurer de la bonne gestion des stocks * Gérer les besoins en papeterie : papier à en-tête, cartes de visite, etc… * Gérer l’accès au site ainsi que le stock de clefs et badges pour l’équipe. * Suivre, contrôler et donner les instructions aux services généraux et à la sécurité, ainsi qu'aux sociétés externes prestataires de service : ménage, gardiennage, sécurité, maintenance informatique/bureautique. * Suivre les budgets de dépenses en lien avec le Contrôle de Gestion. * Valider les factures ayant trait aux services généraux et au site (électricité, téléphone, Poste). * Coordonner le Comité de Site, rédiger l’ordre du jour et le compte-rendu, assurer le suivi des actions identifiées. * Suivre les problématiques HSE liées au site de Mogador (réglementation incendie, affichages obligatoires etc.). * Suivre les envois UPS. INFORMATION/COORDINATION * Jouer un rôle d’interface/coordination pour la diffusion d’information et/ou de directives auprès des équipes. * Diffuser/partager les informations et offres en provenance du CE. * Rendre compte au DG de l’avancement des dossiers/missions et remonter les informations relatives à l’équipe dans le cadre d'un point hebdomadaire. * Participer à l’organisation des séminaires/autres événements liés à la vie de l’équipe (réunions à l’extérieur, fêtes de fin d’année, de départ, repas…) et acheter les cadeaux liés. * Participer à l’accueil et à l’intégration des stagiaires. Profil recherché * Formation – Expérience Expérience confirmée (5 ans minimum) en assistanat de direction bilingue, dans un environnement international. Excellente maîtrise des principaux outils bureautiques (Lotus Notes, Word, Excel, PowerPoint) et des outils de téléphonie et de mobilité tels que iPhone et iPad. * Qualités et Compétences Solides qualités relationnelles Grande capacité d’observation, d’adaptation et de positionnement vis-à-vis de ses interlocuteurs Confidentialité et discrétion Souplesse, anticipation, sens des priorités, proactivité Aisance rédactionnelle parfaite en français et en anglais Précision, rigueur, organisation, polyvalence Sens du service et esprit d’équipe Disponibilité * Langues Anglais courant (lu, parlé, écrit) indispensable et utilisé quotidiennement. Poste basé Paris, à pourvoir à partir d'avril 2021 pour une durée de 9 mois.

Mission Générale * Les missions de l’assistant doivent contribuer à faciliter l’exercice des missions du Directeur des Systèmes d’Information et du Responsable de Contrôle de gestion & Gouvernance HSI. * L’assistant intervient également activement sur des missions de coordination de projets visant à contribuer à la coordination de nouveaux modes d’organisation, de collaboration, de communication au sein du département. Il participe également à l’accompagne l’ensemble de l’équipe HSI et des nouveaux entrants. Principales activités Missions d’assistanat pour la Directrice des Systèmes d’Information et les membres du Comité de Direction : * Gérer l’agenda de la DSI et des Directeurs HSI (planification des réunions récurrentes, veille et agilité au quotidien selon l’actualité) * Recevoir, filtrer et traiter les appels téléphoniques * Recevoir, trier et envoyer le courrier du département * Assurer le classement des documents émis et reçus * Veiller à un juste approvisionnement de fournitures pour les collaborateurs * Veiller à un juste aménagement de tous les bureaux * Organiser les déplacements des Directeurs au sein de HSI * Mission quotidienne d’alerte sur les deadlines et actions issues des différentes réunions du DSI * Organiser et préparer les réunions  * Assurer la mise en page et diffusion des notes officielles, documents, supports de présentation * Rédiger les documents de synthèse Missions de suivi administratif et budgétaire * Réaliser le suivi budgétaire des frais de service (voyages, réceptions, notes de frais, coûts liés aux réunions d’équipe, petites fournitures de bureau) * Saisir dans l’outil de gestion les fournisseurs, commandes et facturation * Réaliser le suivi du référentiel de contrats fournisseurs avec les documents administratifs associés * Participer au suivi des litiges fournisseurs * Assurer le suivi administratif des prestataires et nouveaux collaborateurs au sein de la DSI (badges d’accès, création et mise à jour dans l’outil Drive IT) * Contribuer au respect des procédures internes DSI (organisation des réceptions et déplacements, suivi administratif) * Recherche d’optimisation des coûts systématique Missions transverses : communication, coordination des équipes et intégration des nouveaux collaborateurs * Organiser les séminaires et réunions : + Préparer les séminaires et réunions au fil des projets HSI (logistique et contenu quand sollicité) + Synthétiser et soumettre les propositions d’avancement, de réflexion dans le cadre des réunions + Réaliser des présenter (prise de parole en public) de façon créative et innovante les idées et actions ad hoc * Communiquer et coordonner : + Rédiger tous types de communications pour la Direction + Créer de nouveaux outils/supports de communication autour des projets + Identifier ou proposer des « événements » pour faciliter les échanges (réunion mensuelle, petit déjeuner, déjeuner, intervention) + Gérer les mouvements de collaborateurs (aménagements/déménagements) + Intégration des nouveaux entrants et suivi. * Assurer une veille permanente sur : + L’actualité/évolution IT : événements, conférences, séminaires, documentation + Les nouveaux modes de coopération : visite de start-ups, espaces co-working, lectures sur les nouveaux modes de management. + L’environnement au sens large: proposition d’intervenants extérieurs, planification d’événements/activités Finalités du poste Critères de performance: Qualité et permanence de l’information transmise au Directeur Rigueur du travail administratif fourni et qualité de l’organisation Harmonie et qualité des relations avec ses interlocuteurs internes et externes Pertinence et dynamisme dans la prise d’initiatives. Curiosité et créativité Sens et excellente pratique de la communication Leadership & discrétion Profil recherché - Expérience significative dans un poste similaire - Sens du service, adaptabilité et souplesse - Gestion des priorités, respect des délais, très bonne organisation - Rigueur et qualité du travail fourni - Sens des initiatives (recherche de solutions, …) et de la convivialité - Discrétion quant aux informations confidentielles - Très bonne présentation, qualités de communication - Maîtrise avancée des outils informatiques (PowerPoint, Excel, Word) - Anglais courant indispensable