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Mission Générale * Les missions de l’assistant doivent contribuer à faciliter l’exercice des missions du Directeur des Systèmes d’Information et du Responsable de Contrôle de gestion & Gouvernance HSI. * L’assistant intervient également activement sur des missions de coordination de projets visant à contribuer à la coordination de nouveaux modes d’organisation, de collaboration, de communication au sein du département. Il participe également à l’accompagne l’ensemble de l’équipe HSI et des nouveaux entrants. Principales activités Missions d’assistanat pour la Directrice des Systèmes d’Information et les membres du Comité de Direction : * Gérer l’agenda de la DSI et des Directeurs HSI (planification des réunions récurrentes, veille et agilité au quotidien selon l’actualité) * Recevoir, filtrer et traiter les appels téléphoniques * Recevoir, trier et envoyer le courrier du département * Assurer le classement des documents émis et reçus * Veiller à un juste approvisionnement de fournitures pour les collaborateurs * Veiller à un juste aménagement de tous les bureaux * Organiser les déplacements des Directeurs au sein de HSI * Mission quotidienne d’alerte sur les deadlines et actions issues des différentes réunions du DSI * Organiser et préparer les réunions  * Assurer la mise en page et diffusion des notes officielles, documents, supports de présentation * Rédiger les documents de synthèse Missions de suivi administratif et budgétaire * Réaliser le suivi budgétaire des frais de service (voyages, réceptions, notes de frais, coûts liés aux réunions d’équipe, petites fournitures de bureau) * Saisir dans l’outil de gestion les fournisseurs, commandes et facturation * Réaliser le suivi du référentiel de contrats fournisseurs avec les documents administratifs associés * Participer au suivi des litiges fournisseurs * Assurer le suivi administratif des prestataires et nouveaux collaborateurs au sein de la DSI (badges d’accès, création et mise à jour dans l’outil Drive IT) * Contribuer au respect des procédures internes DSI (organisation des réceptions et déplacements, suivi administratif) * Recherche d’optimisation des coûts systématique Missions transverses : communication, coordination des équipes et intégration des nouveaux collaborateurs * Organiser les séminaires et réunions : + Préparer les séminaires et réunions au fil des projets HSI (logistique et contenu quand sollicité) + Synthétiser et soumettre les propositions d’avancement, de réflexion dans le cadre des réunions + Réaliser des présenter (prise de parole en public) de façon créative et innovante les idées et actions ad hoc * Communiquer et coordonner : + Rédiger tous types de communications pour la Direction + Créer de nouveaux outils/supports de communication autour des projets + Identifier ou proposer des « événements » pour faciliter les échanges (réunion mensuelle, petit déjeuner, déjeuner, intervention) + Gérer les mouvements de collaborateurs (aménagements/déménagements) + Intégration des nouveaux entrants et suivi. * Assurer une veille permanente sur : + L’actualité/évolution IT : événements, conférences, séminaires, documentation + Les nouveaux modes de coopération : visite de start-ups, espaces co-working, lectures sur les nouveaux modes de management. + L’environnement au sens large: proposition d’intervenants extérieurs, planification d’événements/activités Finalités du poste Critères de performance: Qualité et permanence de l’information transmise au Directeur Rigueur du travail administratif fourni et qualité de l’organisation Harmonie et qualité des relations avec ses interlocuteurs internes et externes Pertinence et dynamisme dans la prise d’initiatives. Curiosité et créativité Sens et excellente pratique de la communication Leadership & discrétion Profil recherché - Expérience significative dans un poste similaire - Sens du service, adaptabilité et souplesse - Gestion des priorités, respect des délais, très bonne organisation - Rigueur et qualité du travail fourni - Sens des initiatives (recherche de solutions, …) et de la convivialité - Discrétion quant aux informations confidentielles - Très bonne présentation, qualités de communication - Maîtrise avancée des outils informatiques (PowerPoint, Excel, Word) - Anglais courant indispensable